用Acrobat创建PDF文件的简明教程

用Acrobat创建PDF文件的简明教程

Acrobat简明教程

一．创建PDF文档

　　Acrobat无法新建一个空白的PDF文档，必须从其他软件导入电子文档。支持PDF文件格式转换的应用软件有许多，如：Microsoft Office、Adobe PageMaker 、Adobe Illustrator、等大型图文编辑软件。Acrobat为源文件创建一份 PDF 副本 (它不修改源文件)。

　　要将电子文件转换为 PDF ，可将文件拖放到 Acrobat 中，或使用 Microsoft Office 应用程序中的“创建 PDF ”命令或 Acrobat 图标，或从另一应用程序中“打印”文件到 PDF ，或 (在 Windows 中 ) 就从 Acrobat 中打开文件。您也可设置多个选项来精确控制转换所得文件的字体、色彩、压缩和其它特征。

　　二．打开 PDF 文档

　　PDF 文档生成器可设置文档来使它以不同方式打开。例如，文档可打开到特定的页码，或以特定放大率打开，或打开时书签或缩略图是可见的。如果文档被设置为以全屏视图打开，则“工具栏”、“命令栏”、“菜单栏”和窗口控制都不可见。如果您的首选项是这样设置的，则通过按 Esc键或 Ctrl+L (Windows) 或 Command+L (Mac OS) 可退出全屏视图。有关此视图的更多信息，请查阅以全屏视图阅读文档。

　　打开 PDF 文档：

　　单击“打开”按钮 ，或选择“文件” > “打开”。在“打开”对话框中，选择文件名，然后单击“打开”。 PDF 文档通常有 .pdf 的扩展名。

　　从“文件”菜单中选择文档。该菜单列出您最近打开的四个 PDF 文档。

　　在您的文件系统中双击文件的图标。

　　三．转换其他文档为 PDF 文档

　　在Microsoft 应用程序中将文件转换为PDF (Windows)

　　在 Windows 中 Acrobat 的默认安装包括了一些宏，让您可从 Microsoft Office 应用程序中快速简便地创建 PDF 文件。 PDFWriter 宏与 MicrosoftWord 97 及95 和 Excel 97 及 95 一起工作。如果在您的系统上有合适的 Microsoft应用程序，这些宏会随 Acrobat 一起自动安装。当从 Microsoft Word 中直接创建 PDF 文件时，您可以设置控制 PDF 文件外观以及其它方面的选项。 PDFWriter 宏 (在 Word 95 中 ) 是一个比较基本的应用程序，它使用 PDFWriter 来创建 PDF 文件。

　　在 Microsoft Word 97 中，选择“文件” > “创建 PDF 文件”，或单击Microsoft 应用程序工具栏上的 Adobe Acrobat PDF 图标。选择 PDFWriter 或Distiller ，如果需要，设置其它选项，然后单击“创建”。您可单击这个对话框中的“帮助”按钮来打开一个文档以获取更多信息。

　　在 Microsoft Word 95 中，选择“文件” > “创建 Adobe PDF ” > “打印”，或单击此 Microsoft 应用程序工具栏上的 Adobe Acrobat PDF 图标。

　　在 PowerPoint 中，单击此 Microsoft 应用程序工具栏上的 Adobe AcrobatPDF 图标。

　　在 Excel 中，选择“文件” > “创建 Adobe PDF ”，或单击此 Microsoft 应用程序工具栏上的 Adobe Acrobat PDF 图标。

　　用PDFWriter 创建 PDF 文件

　　PDFWriter 以 PDF 快速“打印”文档。您可使用 PDFWriter 通过拖放来创建PDF 文件，或在您的创作应用程序中使用“打印”命令。 PDFWriter 对于主要含有文字的简单商业文档最合适。如果您的文档含有丰富图形内容，则应当使用 Distiller 。当您用 PDFWriter 创建 PDF 文件时，可以在“文档信息”对话框中为文件提供标题、主题、作者姓名和其它关键字。这个信息可用于搜索文件，它是可选的。如果您不提供标题，则在搜索结果列表中将会用文件名代替标题。

　　1．在文档的创作应用程序中打开文档。

　　2．选择“文件” > “打印”。

　　3．在“打印”对话框中，从“打印机名称”菜单中选择 AcrobatPDFWriter ，输入页码范围，然后单击“打印”或“确定”。在某些应用程序中，您可能需要单击“打印”对话框中的“设置”才能访问“打印机名称”菜单。

　　4．在“另存为”对话框中为 PDF 文件输入文件名和保存位置，且如果需要，再设置其它选项：

　　“查阅 PDF 文件”自动在 Acrobat 中打开新的 PDF 文件。

　　“编辑文档信息”打开“文档信息”对话框，因此您可为 PDF 文件提供用于搜索的关键字。输入标题和其它关键字，然后单击“确定” (这个信息是可选的 ) 。

　　5．单击“保存”。

　　（注：要在将文档以 PDF 保存之前绕过“另存为”对话框并在 Acrobat 中查阅该文档，可按住 Control 键，然后单击此应用程序工具栏上的“打印”图标或单击“打印”对话框中的“打印”或“确定”按钮。然后使用Acrobat 中的“保存”命令来以 PDF 保存文件。为使用这个快捷方式，您必须将 PDFWriter 选作默认打印机。）

　　用Distiller 创建 PDF 文件

　　Distiller由PostScript版的文档创建PDF 文件。 Distiller 所创建的 PDF 文件保留原文档的所有格式、图形和照片图像，并且与 PDFWriter 相比，它可让您更精确地控制转换过程。

　　(注：为使 Distiller 能够创建 PDF 文件，系统必须安装一个 PostScript 打印机驱动程序和一个 Distiller PostScript 打印机说明 [简称 PPD]文件。 Acrobat默认安装包括 AdobePS 4.2.4 [Windows 95 和 98]、 5.0 或 5.0.1 [WindowsNT]、或 8.5.1 [Mac OS]驱动程序。 Adobe 建议使用这些驱动程序或更高版本。如果您没有使用默认安装并且在自定安装中没有包括其中一个驱动程序，则可从 Acrobat 光盘上手工安装,也可在 Adobe 网站上找到最新打印机驱动程序。使用Adobe PressReady?可以在普通打印机上打出高档的PostScript打印机效果。)

　　可以通过拖放来使用 Distiller 创建 PDF 文件，也可在创作应用程序中使用“打印”命令。在 Windows 中，您也可以在 Acrobat 中打开文件来将它们转换为 PDF 。 Distiller 使用文件的源应用程序和您的 PostScript 驱动程序来创建一个 PostScript 文件，然后使用当前的 Distiller 作业选项将 PostScript转换为 PDF 。运行 Distiller 需要 16 MB (建议 32 MB) 的有效内存。

　　通过拖放用 Distiller 创建 PDF 文件：

　　1． 要将文件以新的 PDF 文件保存，可将文件的图标拖到桌面上的 Acrobat图标或 Distiller 快捷图标上或 Acrobat 应用程序窗口中的标题栏上。这个新文件在 Acrobat 中打开。要将文件附加到一个现有的 PDF 文件上，可将文件的图标拖到 Acrobat 应用程序窗口中该现有 PDF 文件上。您可拖动由 Adobe FrameMaker 、 Corel WordPerfect ? 、或 Microsoft Word 、Excel 、或 PowerPoint 生成的文件；或 HTML 或文本文件；或 GIF 、 JPEG 、TIFF 、 PCX 、 PNG 或 BMP 类型的图像文件。对于由 FrameMaker 、WordPerfect 和 Microsoft 应用程序生成的文件，总是以新的 PDF 文件保存，即使您将它们拖动到现有的文件上。

　　2．如果您创建了新的 PDF 文件 (而不是附加到别的文件上 )，请在 Acrobat中选择“文件” > “另存为”，为新文件输入文件名和保存位置，然后单击“保存”。

　　（注：如果在您的 Windows 桌面上没有 Distiller 图标，可在文件系统的Acrobat Distiller 文件夹中选择 AcroDist.exe ，再选择“文件” > “创建快捷方式”，然后将此快捷方式拖到桌面上。）

　　通过在Acrobat中打开文件来用 Distiller 创建 PDF 文件：

　　1． 选择“文件” > “打开”，从“文件类型”弹出菜单中选择“所有文件”，再选择要转换为 PDF 的文件，然后单击“打开”。您可打开由 Adobe FrameMaker 、 Corel WordPerfect 、或 Microsoft Word 、Excel 、或 PowerPoint 生成的文件；或 HTML 或文本文件；或 GIF 、 JPEG 、TIFF 、 PCX 、 PNG 或 BMP 类型的图像文件。

　　2． 选择“文件” > “另存为 , 为新的 PDF 文件输入文件名和保存位置，然后单击“保存”。

　　通过“打印”命令用Distiller 创建 PDF 文件：

　　1．将要转换的文档用其创作应用程序打开。

　　2．选择“文件” > “打印”。

　　3．从“打印机名称”菜单中选择 Acrobat Distiller ，输入您想要的其它打印选项，然后单击“打印”或“确定”。在某些应用程序中，您可能需要单击“打印”对话框中的“设置”才能访问“打印机名称”菜单。

　　按照默认设置，Distiller 为文件附上 .pdf 扩展名并将它放置在 Acrobat 文件夹中的“ PDF 输出”文件夹中。您可配置 Distiller ，让它在创建 PDF 文件时询问文件的保存位置。

　　四．裁剪/设置页面

　　裁剪工具为修改页面布局提供了一种简易方法。 您可以调整文档中一页或所有页面的页边距，或者您可以为每页规定不同的页边距。 裁剪工具使您通过设置特定参数，或通过目视设置页面边界来设置页边距。 您不能撤消裁剪操作。裁剪不减小文件的大小。

　　Acrobat 还提供旋转文档中所有页面或只旋转选定页面的选项。 您可以将一页面从纵向显示旋转至横向显示。 旋转以 90 度为递增单位。

　　使用裁剪工具：

　　1．选择“视图” >“单页”，使文档以单页布局显示。 建议您在“单页”布局中裁剪页面。

　　2．选择“文档” >“裁剪页面”。使用裁剪工具 ,并拖出一个裁剪矩形。 双击矩形内部，调出“裁剪页面”对话框。

　　3．以下方式可以规定要裁剪的区域：

　　如果您是用裁剪工具规定页面边界，则在裁剪矩形的一个角选定一个拖柄，并拖至正确尺寸。

　　从“页边距”菜单中选取“边框”。 该选项以距页面正文外部一个象素设置页边距。

　　从“页边距”菜单中选取“自定义” (Windows) 或“自定义页面边距”(Mac OS) ，键入左、右、上、下页边距的值。

　　从“页边距”菜单中选取“自定义” (Windows) 或“自定义页边距”(Mac OS) ，使用 (左、右、上、下 ) 增量箭头调整页边距。 在您定义新的页边距值时，其边界也在“裁剪页面”对话框中的缩略图显示框中显示出来。

　　4．选取“全部”，将页边距应用到整个文档，或选取“页面范围”，输入新页边距应适用的页码范围。

　　5．从“裁剪”菜单中选取“范围内所有页面” (Windows) 或“偶数和奇数页面” (Mac OS), “仅奇数页面”，或“仅偶数页面”。

　　6．如果您在裁剪多个页面，单击“确定”来认可新的页边距。 如果您只在裁剪单页，警告对话框则不出现。

　　7．单击“确定”，应用新的页边距。

　　五．合并/移动/复制页面

　　Acrobat 可使您在同一文档内，或在一文档与另一文档之间移动或复制一个或系列 PDF 页面。当复制 PDF 页面时，信息放入新目标位置的同时也保留在原来位置。当移动 PDF 页面时，原始信息从 原始位置被提取 (取走 )，重新定位在新的目标位置。

　　Acrobat 还可使您轻松地相互合并 PDF 文件。 您可以将文件添加至另一个文件的开始或结尾处，或指定添加页面的位置。

　　合并 PDF 文件

　　Acrobat 可使您利用“插入页面”命令将一个 PDF 文件与另一个合并，并规定在目标文档中放置新文件的位置。 如果您利用拖放方法 (Windws) 插入一个以上的文档，所有文档均按“ Windows 资源管理器”规定的顺序插入。例如，如果文件按名称排序，即按字母顺序插入。 如果文件按大小排序，则根据“ Windows 资源管理器”排序规定按升序或降序插入。 Acrobat只支持 PDF 文档之间的合并。 目前，除非预先转换成 PDF 文件，否则您还不能将非 PDF 文件 (如 Photoshop 或 Illustrator)插入 PDF 文件中。

　　合并两个 PDF 文件：

　　1．在目标文档打开时，选择“文档” >“插入页面”。

　　2．在“选入要插入的文件”对话框中，选取准备插入目标文档中的源文档，选取“打开” (Windows) 或“选择” (Mac OS) 。

　　3．在“插入”对话框中，规定是“先于”还是“后于”指定的页面插入该文档。

　　4．规定文档是在第一页、最后一页、或是输入的页码之前还是之后插入。

　　5．单击“确定”。

　　利用拖放的方法合并PDF文件：

　　1． 设置 Windows 环境，使 Acrobat 和“ Windows 资源管理器”并排摆放。

　　2．从“ Window 资源管理器”中选取并拖至打开的 PDF 文件的文档区。 如果您选取了多个文件，拖动的同时按下“ Ctrl ”键来插入文件。 如果按下“ Ctrl ”键，“插入”对话框不出现文件即被自动添加。

　　3．在出现的“插入”对话框中，规定被拖放文件的位置 (“之前”或“之后” ) ，然后是目标文档中的相应页面：“第一页”，“最后一页”，或在文本框中输入“页码”。

　　4．单击“确定”。

　　利用缩略图移动和复制

　　1．选取要移动的一个或多个缩略图。

　　2． 要移动一个缩略图页面，选取页码框或缩略图本身并将其拖至新位置。含有箭头的页面图标出现在光标的右下角，并出现一个显示缩略图新位置的条。当该条位于正确位置时，松开鼠标按键。 缩略图页面即在该点被插入文档，各页面被重新编号。要复制缩略图页面，拖动的同时按住“ Ctrl ”键 (Windows) 或“ Option ”键 (Mac OS) 。 在复制缩略图页面时，光标右下角的页面图标由箭头变成了加号 (+)。

　　利用缩略图在文档之间移动或复制PDF页面：

　　1．打开这两个 PDF 文档，将它们并排显示，同时导游窗格中显示“缩略图”面板。

　　2．选取一个或多个缩略图。

　　3． 要复制缩略图页面，将其拖入目标文档的缩略图区。 含有加号 (+)的页面图标出现在光标的右下角，当缩略图以单一列形式出现，在其底部或顶部就出现一条形；如果缩略图以一列以上形式出现，则该条出现在其左侧或右侧。 当黑条处于正确位置时，松开鼠标按键。 缩略图页面即复制到文档中，各页面被重新编号。要移动缩略图页面，拖动时按住“ Ctrl ”键 (Windows) 或“ Option ”键(Mac OS)。 该缩略图页面即被插入目标文档并从源文档中被删除。 各页面被重新编号。

　　六．删除/替换页面

　　利用“删除页面”命令删除页面：

　　1．选择“文档” >“删除页面”。

　　2．键入准备删除的页面范围，单击“确定”。 再单击提示对话框中的“确定”作最终认可。您无法删除全部页面；文档中至少要保留一页。

　　（注：如果您选取“一般首选项”对话框中的“使用逻辑页数”选项 [“文档” >“首选项” >“一般”] ，您可以在括号中键入一个页码来删除逻辑上与其对应的页面。 例如，如果文档中第一页编号为 i ，您可以在“删除页面”对话框中键入 (I) ，第 i 页面则被删除。

　　利用缩略图删除页面：

　　1．选取缩略图的页码框或缩略图本身：选取一个缩略图。按住“ Shift ”键单击，选择一系列缩略图。 按住“ Ctrl ”键单击(Windows) 或“ Command ”键点按 (Mac OS)，来切换选取个别缩略图。当您选取多个缩略图准备删除时，在第一个选项和最后一个选项之间的所有页面都被删除，包括 (其中 )未被选取的缩略图。在一组缩略图周围拖出一个矩形。

　　2．选择“编辑” >“删除” (Windows) 或“编辑” >“清除” (Mac OS) 。

　　4． 单击提示对话框中的“确定”以认可删除项。

　　利用“替换”命令替换页面内容：

　　1．打开含有您要替换页面的文档。

　　2．选择“文档” >“替换页面”。

　　3．选取含有替换页面的文档，单击“选择”。

　　4．在“原始”名下，键入原始文档中准备替换的页面。

　　5．在“替换”名下，键入替换页面范围的第一页。 最后一页是根据原始文档中准备替换的页面数量计算出来的。 您只能替换同等数量的页面。

　　6．单击“确定”。

　　利用缩略图替换页面：

　　1．打开两个 PDF 文档，单击“显示 /隐藏导游窗格”按钮，显示导游窗格。 单击“缩略图”标签，将缩略图面板调至顶层。

　　2．选取准备作为替换页面使用的缩略图的页码框或缩略图：选取一个缩略图。按住“ Shift ”键单击，选取多个缩略图。 按住“ Ctrl ”键单击 (Windows)或“ Command ”键单击 (Mac OS)，来切换选取个体缩略图。在一组缩略图周围拖出一个矩形。

　　3．将选取的缩略图拖至目标文档的“缩略图”面板上。 将光标定位在准备替换的缩略图页码框的正上方。

　　5． 松开鼠标替换页面。 您在第一个文档中选取的页面就会替换第二个文档中同等数量的页面，从您选取的放入新页面的那一页开始。

　　七．编辑PDF页面中的图形/图象对象

　　利用 Adobe Photoshop 、 Adobe Illustrator 以及其它可以直接读写PDF 文件的应用程序，Acrobat 可使您编辑任一数量的个别 PDF 图形对象，诸如艺术线条、图像或文本块。当您选择编辑某个文本框时，整个文本框即被选取，即使该文本框跨越数页。 请注意，修饰对象工具无法选取较大文本框中的个体字符。您需使用修饰文本工具来编辑个体字符及字。 修饰对象工具可使您对 PDF 文档中的图形对象作最后的改正。至于主要修改，建议您将其转回原始创作应用程序作必要的更改，然后再重新生成 PDF 文档。利用修饰对象工具，您可以选取 PDF 文档中的图形对象，将其移至新的位置，利用修饰对象工具的任务特性进行编辑；或者将其从 PDF 文档中直接拿到 Photoshop 、 Illustrator 或其它应用程序中编辑。 完成编辑后，如果使用的是外部应用程序，您还可以将其直接放回到 PDF 文档中，在其原始上下文中阅览编辑完成的对象。 要充份利用该工具，您应事先具有修饰对象工具所访问的外部编辑应用程序的使用经验。

　　编辑在PDF 文档内的一个图形对象：

　　1．打开 PDF 文档，去到图像所在的页面。

　　2．选取修饰对象工具。

　　3．选取对象，然后从上下文菜单中选择编辑选项。 或按住“ Ctrl ”键(Windows) 或“ Option ”键 (Mac OS) 并双击图像。 外部编辑应用程序即被启动。如果图形对象无法在 Adobe Photoshop 中打开，核实一下 Photoshop 的配置是否正确。 有关更多信息，请参阅管理增效工具。 如果您收到一条信息，询问是否转换至 ICC 配置文件，选择“不转换”。

　　如果打开时图像窗口显示西洋棋盘图形，则该图像数据无法被读取。从 Acrobat 内部在 Photoshop 和 Illustrator 中进行编辑，是一种形式特性。如果您改变对象选择，编辑过程即告终止。 ( 在编辑过程终止后 ) 外部编辑器中以后发生的任何变化，即使保存，Acrobat 也不将其放入 PDF 文档。有鉴于此，如果编辑过程被终止，您应该启动新的编辑过程，然后再对对象进行更改。 或者，您可以将其作为一种手段来从 PDF 文档中提取图形对象，用于创建新的 PDF 文件。

　　4．执行所需的更改，然后将图像合并 (如果在使用 Photoshop 的话 ) 。 您必须将图像合并后才能以 PDF Photoshop 格式保存。如果您在 Photoshop 中更改了图像尺寸，图像可以返回到 PDF 文档中的位置，但排列会与编辑前有所不同。另外，透明度信息只为作为指数色彩空间中指数值的规定面层而保留，而不支持图像面层。最后，如果您在编辑图像时更改了图像形式，您会丢失一些有价值的信息，而这些信息只可在原始形式中才能被应用。

　　5． 保存文件，图形对象即在 PDF 文档中被自动更新和显示。 如果您保存副本，文件类型要选择“ Photoshop PDF ”。 Acrobat 不会自动将更改的对象纳入PDF 文件。

　　（注：Acrobat自动将PDF中的矢量图形与Adobe Illustrator关联；位图图象与Adobe Photoshop关联。必须安装这两个软件才能在Acrobat中同时编辑。）

　　八．添加电影和声音剪辑文件

　　1．选中电影工具 。

　　2．单击页面上放置电影的位置。您单击之处就是电影片格的中心。播放区就是电影片格的尺寸。

　　3．在“打开”对话框中，选中一个电影文件，单击“打开”。如果是还未转换成跨平台格式的 QuickTime 电影文件，单击“是”将其转换 (Mac OS) 。 AIF 或 WAV 文件不需要转换 (Windows) 。

　　4．在“电影属性”对话框中，在“标题”文本框中键入文件的名称。作为默认值，电影文件名称即作为标题显示。

　　5．如果您需要在播放区底部显示控制器条，选中“显示控制器”。

　　6．从弹出菜单中选中“模式”确定电影剪辑的播放动作。您可以让电影播放一次，然后停止；重复播放；或来回播放。当您选择“播放一次，然后停止”时，在电影播放时选中剪辑或控制器条。双击电影片格内部即重新开始剪辑的播放。当您选择“播放一次，保持打开”并将默认值设置成浮动窗口，电影即不断播放直至您按下 Escape键。

　　7．若需创建浮动的剪辑，选中“使用浮动窗口”。该选项规定电影在单独的窗口播放。然后从弹出菜单中规定浮动窗口的尺寸，包括比例系数。

　　8．选中“电影海报”，在电影未播放时显示剪辑中第一个片格的静止图象。您可以选择在文档中显示海报或直接从电影文件中检索。如果您正在显示海报，从弹出菜单中选择颜色数量。选择 256 色来显示 24 位颜色图象；选择“数百万种颜色”来显示 32 位颜色图象。

　　9．规定播放区的边框外观：对于可见边框，选择“宽度”值 (“薄”，“中”或“厚” ) 以及所需风格和颜色。如果未被选中的播放区无边框，“宽度”值选择“不可见”。

　　10．若需将该电影文件的选项存为默认值，单击“保存首选项”。以后添加的任何电影文件都取这些属性的默认值。

　　11．单击“确定”。